于军孙维地产专栏第五十七期《渥太华办公室租赁》

有越来越多的中国公司也有意到加国来经商。租用办公室是开始商业活动的第一步，办公室为潜在的客人提供了一个实质交流的场所。一些有多年住宅买卖经验的甚至错误地把自己对有关住宅租赁法律条款的理解直接套用到商业租赁上。其实办公室租赁的流程大体与住宅租赁的流程相似，主要分为踏看房屋、磋商条件、合同条款磋商、签署合同、交付房屋等环节。若通过经纪租赁的话，这些环节都会有经纪参与其中，相关手续由经纪协助办理。虽然办公室租赁的流程和住宅租赁的流程大致相同，但是在租赁过程中还是有一些特殊问题值得关注。
1. 实际支付费用一般由Base Rent ,Additional Rent和HST组成。
办公室租金是按照每年每平方英尺的价格来报价和磋商的。所指的租金一般是净租金，但租客实际要支付的费用除净租金外，还包括管理费,保险费,和物业税，这笔费用一般称为T.M.I 。此外，还有另一种表达方式T&O,即物业税和其它，通常水电气费用也包含在“其它”之内。如List: $13.5Sq Ft Net, T&O: $13.42/2012.那么每年每平方英尺的实际租金费用为：$13.5+$13.42=$26.92.假设租用面积为1,000 Sq Ft，每月租金则为$26.92*1,000Sq Ft/12=$2,243.33，实际每月支付费用为$2,243.33+$291.63（HST）=$2,534.96
2. 尽管租期长短可以商讨，但一般标准租期为3年，5年，或10年。
住宅租赁一般以一年起租，但在商业租赁中几乎没有为期1年的租约。初开始一盘生意，往往要投入大量的人力和物业，生意也需要一段时间才能走上轨道，所以通常会建议客人考虑5年起租，以免生意开始回本后租约就将到期。同时在租期里，还希望可以帮助客人争取一个可选择租期。即在第一个租期期满时，在和他人愿意支付租金相同情况下，业主要给租客第一续租权，并享有原始租约中一样的条件。这对生意的继续稳定经营或将来转让都非常有利。
3. 装修期间的费用计算和免租期
一般办公室交付时都有一些简单的隔间,地板等装修，但绝大数租客都会对办公室再次进行装修，因此业主往往会给予租户一段时间(Fixturing Period)来装修安置，由于租户在这段期间装修办公室，并不能实际使用，因此业主一般会免收这段期间租金，但水、电等费用有可能不免。当然，这只是一般的商业惯例，并不是业主的法定义务，因此，在签订租赁合同时必须将该内容表述成合同条款，否则对于双方没有当然的约束力。另外，以5年为例的长租约下，租客还可以尝试向业主提出3-6个月的免费租期(Base Rent Free Period)，T.M.I或T&O仍需要支付。
4. 应先明确办公时间、车位、清洁等须注意事项
一座办公楼的环境、服务品质的好坏，与物业管理公司的管理水平直接相关，而各个物业管理公司所包含的服务内容不同，所以租约里还应明确物业管理所包含的服务内容。一般情况下，物业服务包含公共部位和外墙的保洁、公共设施（如电梯）维护保修、公共部位水和电、工作时间的中央空调、保安管理等。特别需要指出的是，很多大楼对正常工作日周一至周五8：30—18：30外的时间有门限，同时物业管理费中包含的中央空调服务，也有可能只在工作时间提供。而非工作时间需要门卡才能进出，如要求提供中央空调的话，则需要与物业公司另行协商、另行付费，这点对于IT公司等工作时间与惯常工作时间不同的公司而言显得特别重要。此外，租约中须明确业主是否提供车位供租户使用、是否收取费用、以及是否提供办公室内部清洁的服务。
尽管租赁是一个简单的商业关系，但是显然商业租赁的过程比住宅租赁复杂许多，有很多准则需要遵循。商业租赁需要帮助客户找到一个合适的位置，提醒注意一些客户自己考虑不到的问题，以及争取一份有保障的租约，从而才能事半功倍。